为了落实秘书处工作人员的岗位职责，进一步规范工作秩序，提高工作质量和效率，特制定办公室工作制度如下。

    一、行为准则

    1、热爱本职工作，不断钻研业务知识，提高业务技能，以务实、高效、忠诚、敬业作为自己贯彻始终的信条。

    2、维护协会的利益，努力塑造协会的内外形象，不得做出有损协会形象和利益的事情。

    3、树立全局观念，倡导分工合作，既要按岗位职责分工负责，又要确保协会各项工作整体高效运行。

    4、努力提高政治觉悟，保持思想纯洁端正，无不良言行。

    二、办公秩序

    1、共同营造一个有利于协会开展工作的良好氛围，随时保持办公室工作环境的整洁、卫生和安全。

    2、各部门的文件、资料要及时建档、归档，确保工作信息资料的完整，确保工作的连续性、稳定性。

    3、要把上情下达、下情上报等信息传递作为重要工作，确保秘书处功能的最大发挥。

    三、日常接待

    1、要以热情的态度，谦虚的口吻接待来访者，公平、公正的接待每一位会员，力争会员有“家”的感觉。

    2、对来秘书处办事的客人或会员，第一个见面接待的人要有一声“您好”，并负责带至所要找的部门或人员面前；客人或会员离开时要起立送行并道一声“再见”。

    3、对电话来访的人员，语气要谦和，认真做好记录，对暂时无法办理的事情，要尽量说明情况并提出解决问题的途径或办法。

    四、日常管理

    1、自觉按规定时间上下班，不得无故迟到、早退，无故旷工。

    2、日常请假（因事、因病、因公），应事前报告。因工作协调联系而外出，应事前向秘书长报告，事后应将外出工作情况主动向秘书长汇报。

    3、个人分管的工作，应当在规定的时限内完成，对协会决定的事项及领导交办的事情要主动按时完成。未完成工作者，本人应做出检查，秘书处做出考核记载。

    4、建立差错责任追究制。对粗心大意、不负责任的要予以批评；要尽量减少工作差错，避免重大失误。

日常工作秩序和接待制度细则

一、协会机构各部门工作人员要遵守公布的作息时间，按时上下班，有事不能上班要向领导请假。上班开始工作前要打扫清洁卫生，保持工作环境的干净整洁有序，各部门做好自己办公区域的清洁卫生，做到窗明几净，办公桌上用具摆放整洁有序，及时清理杂物篓和烟灰缸等，保持一个良好的工作环境和工作秩序。

二、严禁工作人员之间相互议论长短。接电话、接待来访会员及客人要热情礼貌，对来访客人要让座奉茶，要用礼貌用语：“您好，请坐，请喝茶，好走”，做好来访客人登记，及时向领导汇报及处理有关事项。

三、要建立电话登记簿，对来往电话要认真进行记录，并及时处理待办事项。接电话要登记清楚来电话人的单位、姓名、谈话内容等。接听和打出电话时要主动通报自己的单位和姓名，并用礼貌用语问清对方的单位姓名和职务，如：“您贵姓？怎么称呼您？可以告诉我您的全名吗？谢谢”等。

四、对来会见协会领导的客人，要先热情让到会客区域，让座奉茶，然后去向协会领导报告，由领导出来接待或征得领导同意后引导客人到协会领导办公区域，做好茶水招待。

协会礼仪规范

为了弘扬真诚待人、礼貌待客的风尚，塑造协会的文明形象，特制定此规范。

礼仪准则：

尊重领导、长者、客人，礼让女士；待人真诚、热情、体贴、周到；不卑不亢，体现人格尊严。

行为准则：

着装得体，适应职业环境或交际场合；讲究个人卫生，形象整洁；举止端庄，站直、行稳、坐正，没有不良姿态；谈吐得体，语言文明；语气温和，语音大小和语速快慢适度；交谈时，要目视对方的眼睛；交谈的用语和语气要体现对对方的尊重。

迎送规范：

迎送客人时，上楼要在前面引导，下楼让客人先行；进出电梯时均需礼让对方；就坐时，礼让客人先坐并敬茶、端水；交谈中不要看表；送别时要欢迎对方再来并送至门口、电梯口或车旁；要目视对方离去并招手示意。

问候规范：

要先于客人问候对方；对客人的称呼要用尊称（如姓氏加职务、姓氏加先生或女士等）；问候时要用敬语，如：您好！见到您很高兴等；问候时要热情、自然。

握手规范：

当领导、长者和女士首先伸手示意后方可与之握手；与领导和长者握手时要用双手，身体微向前倾；和女士握手时间不可过长，力度不可过轻过重；当自己因某种原因不宜握手时，要向对方说明原因并表示歉意。

交换名片规范：

交换名片时要站立，并用双手送、接；接到名片后要认真阅看，有不清楚的地方可向对方询问；如无名片和对方交换，要表示歉意。

交谈规范：

要善于倾听，不要自己滔滔不绝，不给对方谈话时间；要注意选择对方感兴趣的话题；不要打断别人的讲话；必要的插话要把握时机，时间不宜过长；当有客人在场时要讲普通话；不要冷落参与交谈的任何人；对不熟悉的客人不问年龄、不问个人经历、不问收入、不问婚姻状况；不同意对方的观点，要采取对方易于接受的方式表达；如有主谈人，不可喧宾夺主。 

赴约规范：

严守约定时间，体现对对方的尊重；如不能按时赴约，要尽快通知对方并诚恳道歉；邀请他人时，应比对方早到约会地点；应邀赴约时，既不可迟到也不可到的过早。

参加会议规范：

参加会议要准时，要将手机关闭或转为振动；要携带笔、本认真记录；不得在会议进行中和别人交谈；坐姿要端正，不得打瞌睡；不得在会场随意走动；必须离开会场时，要向主持人请示，经同意后方可离开；迟到或提前退出会场，要注意不发出声响。

参加宴会规范：

除遵守上述规范外还应注意以下几点：突出主请人和主宾的中心地位，兼顾其他参加宴会嘉宾；安排菜肴要考虑他人的饮食习惯和身体状况；敬酒不强酒；饮酒要量力而行，避免酒后失态；要吃身前菜；不可在菜中掀、翻、挑、拨；为他人布菜要用公用餐具；咳嗽、打喷嚏要避开餐桌，并用手巾或纸巾遮住鼻口；擤鼻涕和吐痰要到餐厅外；剔牙要用手遮挡；客人饮酒过量要陪送到家；时间过晚要确保女宾安全到家。

接打电话规范：

接打电话时要先说：“您好，这里是××单位，请问您找谁？”如对方找的人在，答：“请稍等”如不在，答：“对不起，他不在，请问我可以帮忙吗？”如对方要求转达，应认真记录，并说：“我姓×，一定转达到。”对方致谢时，答：“别客气，再见。”要等对方挂断电话后方可挂机。向外打电话时，如对方没有表明单位要先确认，然后说：“麻烦您，我要找××。”挂机前向对方表示谢意。打电话要简明扼要，不可时间太长。

以上规定的解释权属成都市食品工业协会秘书处。